Executive Assistant in München (m/f/d)

Schließe Dich unserer Mission an, Bildung für alle zugänglich zu machen.

Verstärke ab sofort in Vollzeit (40 Std./Woche) als Executive Assistant (m/w/d) für die IU Internationale Hochschule und die IU Group unser Team in München – hybrid mit 3-4 Tagen im Office und 1-2 Tagen im Homeoffice.

In dieser Rolle unterstützt du unseren Rektor sowie den Chief People Officer (CPO) im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Du sorgst dafür, dass Abläufe effizient funktionieren und die Führungsebene optimal arbeiten kann.

• Direkte Unterstützung des Rektors und des CPO: Du bist zentrale Ansprechperson für beide, koordinierst und priorisierst administrative und organisatorische Aufgaben und sorgst für reibungslose Tagesabläufe

• Organisation von Terminen, Reisen & Events: Du planst und koordinierst Meetings, interne Veranstaltungen und Dienstreisen und stellst eine reibungslose Durchführung sicher

• Inhaltliche Vorbereitung & digitale Unterstützung: Du erstellst Präsentationen und Entscheidungsunterlagen und nutzt moderne Tools sowie KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung

• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du übernimmst die professionelle Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern und baust Arbeitsbeziehungen auf

• Projekt- und Office Management: Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte, optimierst Prozesse (auch mithilfe digitaler Tools und KI) und sorgst für ein funktionierendes Backoffice – stets diskret im Umgang mit sensiblen Themen

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Top-Management- oder Vorstandsebene, idealerweise im Umfeld von Beratung, Wissenschaft, HR oder Unternehmensführung

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Hohe digitale Affinität, sicher im Umgang mit MS Office sowie modernen Tools und KI-Anwendungen

• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise mit klarem Blick für Prioritäten

• Offenes, freundliches Auftreten sowie starke Kommunikations- und Netzwerkfähigkeiten

• Verbindlichkeit und Durchsetzungsstärke, um Themen aktiv voranzutreiben

• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude daran, Führungskräfte effektiv zu entlasten

• Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit auch in anspruchsvollen Situationen

• Flexibilität und Bereitschaft, dich auf wechselnde Anforderungen einzustellen

• Be you at IU: Wir unterstützen und ermutigen Dich darin, Deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen. Schließlich ist Deine Zufriedenheit ein wesentlicher Bestandteil einer positiven und produktiven Umgebung.

• Das Beste aus beiden Welten: Arbeite dort, wo Du am meisten bewegen kannst. Im Office profitierst Du von persönlichem Austausch, kurzen Abstimmungswegen und einer modernen Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit leicht macht. Gleichzeitig genießt Du die Flexibilität, einen Teil Deiner Arbeitszeit remote zu gestalten – ganz so, wie es zu Deinem Arbeitsalltag passt.

• … und zeitlich flexibel: Es ist Dein Job: Wir vertrauen Dir und geben Dir den größtmöglichen Freiraum, Dich selbst zu organisieren.

• Bring Dein Wissen auf ein neues Niveau: Wo, wenn nicht bei uns? Profitiere von kostenlosen Weiterbildungen, Sprachkursen und vergünstigten Studiengängen. Bei uns gibt es immer etwas Neues zu lernen.

• Nachhaltig ans Ziel: Wir subventionieren Dir Dein DeutschlandTicket, sodass Du monatlich nur 13,45 € zahlst. Du bist lieber mit dem Rad unterwegs? Dann wäre ein JobRad vielleicht etwas für Dich. So bist Du sowohl beruflich als auch privat mobil und tust der Umwelt gleich noch was Gutes.

• 33 Tage Erholung: Auszeiten sind wichtig! Neben 30 frei wählbaren Urlaubstagen pro Jahr schenken wir Dir zusätzlich einen freien Tag an Deinem Geburtstag sowie freie Tage an Heiligabend und Silvester.

IU Internationale Hochschule (IU) ist Deutschlands größte Hochschule – und wir sind nicht nur zum Studieren eine hervorragende Wahl, sondern auch ein ausgezeichneter Great Place to Work®! Als Edutech-Unternehmen setzen wir auf modernste Technologie und datenbasierte Ansätze. Daher sind KI-gesteuerte Sprachassistenzen und generative KI-Systeme längst in unserem Arbeitsalltag angekommen und helfen uns dabei, den Fokus auf die spannenden Projekte legen zu können. Hier an der IU arbeiten über 4.000 Mitarbeitende, die wirklich was bewegen wollen.

Werde Teil unseres HR Teams! Wir sind verantwortlich für alles, was du hier gerade liest! Wir sind das Team, das hilft, die Teams zusammenzustellen. Wir unterstützen jedes Mitglied dabei zu wachsen und die Zeit hier zu genießen – das liegt in der Natur unserer Kultur.

Das klingt nach dem perfekten Job für Dich? Dann bewirb Dich jetzt! Einfach, unkompliziert und ohne Anschreiben. Bei weiteren Fragen kannst Du Dich auch gerne an Kata Jarosz unter kata.jarosz@iu.org wenden.

(Bitte beachte, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Bewerbungen per Mail akzeptieren können.)

Auf Worte folgen Taten: Wir nehmen unsere “Culture Of Everyone” sehr ernst und möchten an dieser Stelle nochmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass Du herzlich bei uns willkommen bist, ganz unabhängig davon welche Herkunft, Religion, Geschlecht, Alter, sexuelle Orientierung oder Beeinträchtigung Du mitbringst. Wir freuen uns auf ein vielfältiges Miteinander hier an der IU!