Executive Assistant in München (m/f/d)

Schließe Dich unserer Mission an, Bildung für alle zugänglich zu machen.

Verstärke ab sofort in Vollzeit (40 Std./Woche) als Executive Assistant (m/w/d) für die IU Internationale Hochschule und die IU Group unser Team in München – hybrid mit 3-4 Tagen im Office und 1-2 Tagen im Homeoffice.

• Direkte Unterstützung des Rektors und des CPO: Du bist zentrale Ansprechperson für beide, koordinierst administrative und organisatorische Aufgaben und sorgst für reibungslose Tagesabläufe.

• Professionelle Termin- und Reiseplanung: Du bist verantwortlich für die Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen, internationalen Reisen sowie die Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern.

• Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Berichten und Unterlagen – sei es für Gremiensitzungen, Workshops oder Personalthemen gehören ebenfalls zu deinen Aufgabenbereich.

• Organisation und Begleitung von Veranstaltungen und Meetings: Du sorgst dafür, dass alles von der Planung bis zur Durchführung reibungslos läuft – vom akademischen Event bis zum Group Leadership Meeting.

• Kommunikationsschnittstelle: Effiziente und souveräne Korrespondenz, auch mit hochrangigen Partnern, Führungskräften und externen Kontakten.

• Vertraulichkeit & Integrität: Du bist Ansprechpartner*in für sensible Personal- und Universitätsfragen, dabei wahrst du immer Diskretion und behältst die Übersicht.

• Büroorganisation: Postbearbeitung, Bestellungen, Raum- und Ressourcenmanagement – du hältst das Backoffice am Laufen.

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Top-Level: Idealerweise mit Bezug zu Wissenschaft, Bildung, HR oder Unternehmensführung.

• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse sowie professionelles Auftreten und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.

• Organisationstalent: Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturierst komplexe Abläufe und setzt Prioritäten auch in anspruchsvollen Situationen.

• Technologieaffin: Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen IT-Tools, einschließlich Präsentationssoftware, Online-Meeting-Plattformen und KI.

• Diskretion und Zuverlässigkeit: Vertraulichkeit ist für dich selbstverständlich, du bewahrst auch bei hoher Arbeitsbelastung einen kühlen Kopf.

• Serviceorientiert und proaktiv: Du denkst mit, hast Freude daran, die Führungskräfte zu entlasten und ein professionelles Umfeld zu schaffen.

• Flexibilität: Du bist offen für wechselnde Aufgaben und gehst Veränderungen konstruktiv und lösungsorientiert an.

• Be you at IU: Wir unterstützen und ermutigen Dich darin, Deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen. Schließlich ist Deine Zufriedenheit ein wesentlicher Bestandteil einer positiven und produktiven Umgebung.

• Das Beste aus beiden Welten: Arbeite dort, wo Du am meisten bewegen kannst. Im Office profitierst Du von persönlichem Austausch, kurzen Abstimmungswegen und einer modernen Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit leicht macht. Gleichzeitig genießt Du die Flexibilität, einen Teil Deiner Arbeitszeit remote zu gestalten – ganz so, wie es zu Deinem Arbeitsalltag passt.

• … und zeitlich flexibel: Es ist Dein Job: Wir vertrauen Dir und geben Dir den größtmöglichen Freiraum, Dich selbst zu organisieren.

• Bring Dein Wissen auf ein neues Niveau: Wo, wenn nicht bei uns? Profitiere von kostenlosen Weiterbildungen, Sprachkursen und vergünstigten Studiengängen. Bei uns gibt es immer etwas Neues zu lernen.

• Nachhaltig ans Ziel: Wir subventionieren Dir Dein DeutschlandTicket, sodass Du monatlich nur 13,45 € zahlst. Du bist lieber mit dem Rad unterwegs? Dann wäre ein JobRad vielleicht etwas für Dich. So bist Du sowohl beruflich als auch privat mobil und tust der Umwelt gleich noch was Gutes.

• 33 Tage Erholung: Auszeiten sind wichtig! Neben 30 frei wählbaren Urlaubstagen pro Jahr schenken wir Dir zusätzlich einen freien Tag an Deinem Geburtstag sowie freie Tage an Heiligabend und Silvester.

IU Internationale Hochschule (IU) ist Deutschlands größte Hochschule – und wir sind nicht nur zum Studieren eine hervorragende Wahl, sondern auch ein ausgezeichneter Great Place to Work®! Als Edutech-Unternehmen setzen wir auf modernste Technologie und datenbasierte Ansätze. Daher sind KI-gesteuerte Sprachassistenzen und generative KI-Systeme längst in unserem Arbeitsalltag angekommen und helfen uns dabei, den Fokus auf die spannenden Projekte legen zu können. Hier an der IU arbeiten über 4.000 Mitarbeitende, die wirklich was bewegen wollen.

Werde Teil unseres HR Teams! Wir sind verantwortlich für alles, was du hier gerade liest! Wir sind das Team, das hilft, die Teams zusammenzustellen. Wir unterstützen jedes Mitglied dabei zu wachsen und die Zeit hier zu genießen – das liegt in der Natur unserer Kultur.

Das klingt nach dem perfekten Job für Dich? Dann bewirb Dich jetzt! Einfach, unkompliziert und ohne Anschreiben. Bei weiteren Fragen kannst Du Dich auch gerne an Kata Jarosz unter kata.jarosz@iu.org wenden.

(Bitte beachte, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Bewerbungen per Mail akzeptieren können.)

Auf Worte folgen Taten: Wir nehmen unsere “Culture Of Everyone” sehr ernst und möchten an dieser Stelle nochmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass Du herzlich bei uns willkommen bist, ganz unabhängig davon welche Herkunft, Religion, Geschlecht, Alter, sexuelle Orientierung oder Beeinträchtigung Du mitbringst. Wir freuen uns auf ein vielfältiges Miteinander hier an der IU!